1. תגובה למייל לאחר עיכוב קל
לא הצלחתם למצוא זמן להגיב עד עכשיו או שלא יכולתם להתייחס למייל קודם לכן. כך או כך, אתם מצטערים ורוצים ליידע את מי שפנה אליכם שלא התעלמתם מהמייל.
התגובה הלא נכונה: "מצטער/ת על העיכוב"
תגובה שכזו מדגישה את העיכוב שלכם ועלולה לגרום לאדם בצד השני לראות אתכם באור שלילי ולשפוט לרעה את יכולת ניהול הזמן שלכם. השימוש במילה "עיכוב" מדגישה את מה שאתם דווקא רוצים להסיח את הדעת ממנו וגורמת למי שיקרא את התגובה לחשוב על כך בעצמו. אתם אמנם מרגישים שעליכם להתנצל, ויתכן שההתנצלות כנה, אך זו תגובה שעלולה לשדר חוסר מקצועיות.
התגובה הנכונה: "תודה על הסבלנות"
תגובה שכזו שמה את הדגש על ההבנה והסבלנות של האדם שבצד השני, מה שמיד הופך אותה לחיובית. אתם מראים שאתם מודעים לאי הנוחות שיצרתם, אך מביעים הכרת תודה על הגמישות של מי שנאלץ לחכות, וזה מחזק את היחסים ביניכם ומעודד שיתוף פעולה עתידי מבלי שיהיו בהם משקעים שליליים. זה מראה שאתם מקצועיים ומכבדים את הצד השני.
2. תגובה לבקשה לקביעת זמן לפגישה/שיחה
מצד אחד אתם רוצים להראות שהלו"ז שלכם חשוב לכם, מצד שני אתם לא רוצים להרגיש שאתם כופים על הצד השני זמן שלא מתאים לו – אז איך כדאי להגיב?
התגובה הלא נכונה: "מתי שמתאים לך"
המשפט הזה משליך את האחריות לקביעת זמן לצד השני, שככל הנראה כבר ביקש מכם לקבוע שעה ויום. לא רק שזה מרמז על כך שאתם אנשים פאסיביים ומקטין את הסטטוס שלכם, אלא שבסופו של דבר הזמן שייקבע עלול שלא להתאים לכם, ואז תמצאו את עצמכם בבעיה.
התגובה הנכונה: "מה דעתך על..."
הגישה הזו לא דורשת מהצד השני לקבוע שעה ויום, אלא שיתוף פעולה בלבד, וזאת בהתחשב בלו"ז שלכם ולפי מה שקודם כל מתאים לכם. זה מראה עליכם שאתם אנשים אסרטיביים שגם מכבדים את הלו"ז של מי שבצד השני.
3. תגובה לתודה שקיבלתם
ברוב המקרים מייל קצר עם המילה "תודה" הוא סוף השיחה, אך זה לא חייב להיות כך אם ברצונכם לעודד יחסים טובים ושיתופי פעולה עתידיים עם מי ששלח לכם אותו. יש דרך טובה לעשות זאת ודרך פחות מומלצת.
התגובה הלא נכונה: "אין בעד מה"
בחיי היומיום אין שום בעיה עם תגובה שכזו, אך בסביבה מקצועית זה ממעיט בערך של המאמצים שעשיתם להשלמת המשימה. זה הופך את הפעולה שביצעתם למובנת מאליה ואף לכזו שלא היה צריך להודות עליה מלכתחילה.
התגובה הנכונה: "תמיד שמח/ה לעזור"
משפט קטן ופשוט שכזה, או כל תגובה ברוח דומה, יכול להדגיש את הגישה החיובית שלכם ואת התמיכה שאתם מספקים במערכת היחסים המקצועית. הוא מראה שאתם תמיד נמצאים שם ומוכנים לעזור, מה שיעודד שיתופי פעולה עתידיים ויראה שאתם עמיתים שאפשר לסמוך עליהם.
4. תגובה להצעה לביצוע פעולה
מי ששלח לכם את המייל סיכם שתפעלו באופן מסוים שאינכם מסכימים איתו או שאל איך אתם מתכוונים לפעול – כיצד מגיבים במצב שכזה ואומרים "אני יודע מה אני עושה" בדרך הטובה ביותר, בלי לעורר התנגדות?
התגובה הלא נכונה: "אני חושב/ת שאולי כדאי ש..."
מילים כמו "אני חושב" או "אולי" עלולות להקטין את הסמכות שיש לכם ולהראות שאין לכם הרבה ביטחון עצמי, וכן לשדר הססנות וחוסר ודאות. זה מראה שאתם לא בטוחים במאה אחוז במה שאתם אומרים, מה שעלול לגרום לצד השני לפקפק בידע, בניסיון וברמת המקצועיות שלכם.
התגובה הנכונה: "יהיה הכי טוב אם..."
המשפט הזה מראה שאתם אסרטיביים, והוא ישיר מאוד, כשהוא מגיע מאדם שמראה שהוא בטוח בעצמו וביכולותיו. זה מראה ששקלתם מספר אפשרויות וקיבלתם החלטה על פי הניסיון והידע שלכם, ועם ביטחון עצמי רב שרק יביא לכם כבוד והערכה מהצד השני.
5. תגובה לשיחה ארוכה במייל
לפעמים מיילים מתפרשים על פני כמות גדולה של הודעות, ושיחה אחת יכולה להגיע לעשרות הודעות שנשלחות, לעיתים לאורך מספר ימים. מה עושים כשרואים שזה המצב?
התגובה הלא נכונה: ממשיכים ל-40 הודעות נוספות
לא רק שזה לא יעיל, אלא שזה גם גוזל מכם הרבה מאוד זמן יקר בצורה מיותרת לחלוטין. אם השיחה שלכם לא הסתכמה תוך כמות הודעות שאפשר לספור על 2 ידיים, יתכן שיש כאן בעיית תקשורת שעדיף לטפל בה בדרך אחרת.
התגובה הנכונה: "יהיה קל יותר לדבר בטלפון/בפגישה"
הצעה לשיחת טלפון או לפגישה לא צריכה להלחיץ אתכם, אלא להיפך. זה מראה לצד השני שהנושא שאתם מדברים עליו הוא מורכב ושצריך לדבר עליו בצורה יעילה שגם לא תגרור עיכובים מיותרים. הפגישה או השיחה שתנהלו תאפשר לכם להסביר את עצמכם הרבה יותר טוב, לפתור בעיות שיצוצו על המקום, לחסוך זמן ולהראות עד כמה אתם באמת מקצועיים.
6. תגובה במטרה להבין האם המסר הובן
יתכן שהסברתם נושא מורכב מאוד במייל ואתם רוצים לוודא שהאדם שבצד השני הבין אתכם כמו שצריך – איך עושים את זה נכון?
התגובה הלא נכונה: "אני מקווה שהצלחתי להסביר את עצמי"
משפט שכזה מראה על חוסר ביטחון בהסבר שסיפקתם, מה שעלול כבר באותו הרגע לגרום לאדם שבצד השני לפקפק ברמת ההבנה שלו. יתרה מכך, זה מקטין מהערך שלכם כאנשי מקצוע שמומחים בנושא המדובר, מכיוון שאם אתם מומחים, עליכם לדעת כיצד להסביר אותו בצורה מובנת וברורה.
התגובה הנכונה: "תגיד/י לי אם יש לך שאלות נוספות"
תגובה שכזו משאירה את הדלת שלכם פתוחה להבהרות נוספות במידת הצורך, מבלי לרמוז על כך שעלול להיווצר בלבול. זה מראה שהנושא אכן מורכב, ויתכן שיעלו בראשו של האדם שבצד השני שאלות, אך גם אם כן, תוכלו לענות עליהן ולהמשיך להסביר עד שהמסר מובן בצורה מושלמת.
7. תגובה בנוגע לטעות שעשיתם
להודות בטעויות זה לא קל, אך חובה לעשות זאת אם אתם רוצים שיתייחסו אליכם ברצינות ולא כאנשים שמתרצים תירוצים או שלא אכפת להם מההשפעה של הפעולות שלהם על חייהם ועבודתם של אחרים.
התגובה הלא נכונה: "מצטער, זו לגמרי טעות שלי"
אמנם הודיתם בטעות, אך התנצלות שכזו היא לא מקצועית, והיא למעשה משדרת מעין מסר שאומר "כן, עשיתי טעות, אבל זה לא כל כך נורא". זה מראה שאתם לא מתייחסים בשיא הרצינות לטעות שעשיתם ולאחריות שניתנה לכם בנושא.
התגובה הנכונה: "תודה שיידעת אותי, אני אתמקד בשיפור הנושא"
במקרה של טעויות קטנות ונפוצות סביר להניח שאף אחד לא כועס עליכם באמת, לכן אין לכם על מה להצטער באופן מילולי כדי לחפש מחילה. עדיף להודות על כך שהעלו את הטעות הזו בפניכם, כי זה מראה שאתם מוכנים ללמוד מהטעויות שלכם על מנת שלא תחזרו עליהן בהמשך, וזה עדיף מכל סליחה בסביבה המקצועית. זה מראה שאתם מקבלים את ההודעה על הטעות כמשוב לשיפור ולא כתלונה, מה שמגביר את רמת האמון שיש בכם מהאדם שמתכתב איתכם.
8. שליחת מייל במטרה לקבל עדכון
כאן אתם לא מגיבים, אלא מתחילים את השיחה, ומעוניינים לקבל עדכון על מצב של פרויקט או משימה. אפילו במצב שכזה המילים שלכם יכולות להראות מי אתם, וזה ישפיע מאוד גם על התגובה שתקבלו.
הדרך הלא נכונה: "אני רק בודק/ת מה המצב שלנו"
משפט שכזה מראה קודם כל שאין שום דחיפות להשלמת המשימה, ושנית שאינכם בהכרח מבקשים תגובה ברורה שתסביר לכם בפרטי פרטים איפה באמת כולם עומדים. חוסר הישירות הזה משדר חולשה והיא תשפיע מאוד על המידע שתקבלו בחזרה.
הדרך הנכונה: "מתי אוכל לצפות לעדכון?"
השאלה הזו דורשת תשובה ישירה וכן מציבה ציפיות מסוימות, כמו גם דורשת תגובה מיידית. היא מראה שאתם מנהלים את הפרויקט באופן פעיל ושיש לו"ז שצריך לעמוד בו, גם אם לא ציינתם תאריך מדויק. העובדה שאתם מצפים לעדכון היא בעצמה מעודדת את מי שעוסק בפרויקט לעבוד יותר במרץ ולעמוד בדרישות שלכם, ויש יותר סיכוי שתקבלו את העדכון שאתם מצפים לו.
9. בקשה להשתחרר ממחויבות
גם זו לאו דווקא תהיה תגובה, למעט במקרים שבהם נדרשתם להופיע בפגישה. אז איך אומרים בצורה יפה ומכבדת שיש לכם מחויבויות קודמות ושלא תוכלו לעמוד בציפייה מסוימת מכם?
הדרך הלא נכונה: "אפשר אולי לסיים מוקדם יותר היום?"
בקשת רשות להשתחרר מהמחויבות בדרך שכזו מראה בראש ובראשונה שהמחויבות האחרת שלכם היא אולי לא כל כך חשובה, ולכן יכול מאוד להיות שתקבלו סירוב בתגובה.
הדרך הנכונה: "אצטרך לצאת ב..."
משפט שכזה מבהיר שיש לכם מחויבות קודמת שדורשת את תשומת לבכם המלאה, והיא דורשת מהצד השני לכבד את הלו"ז שלכם. זו דרך מקצועית להגיד "מצטער, אני לא אוכל לעמוד בציפיות", מבלי לעורר תגובה שלילית, אלא להיפך – יתכן שהצוות יוכל לארגן מחדש את הלו"ז סביב מה שמתאים לכם.
נגישות
כתוב תגובה
תוכן התגובה:
שם מלא: